Prenta í tveimur dálkum. Útgáfa 122a. Uppfært til 1. febrúar 1998.
Þegar tveir eða fleiri aðilar standa saman að afmörkuðum rekstri í tengslum við eigin atvinnurekstur eða sjálfstæða starfsemi er heimilt að færa sameiginlegt bókhald um samreksturinn. Niðurstöður sameiginlega bókhaldsins skulu færðar sundurliðaðar á viðeigandi reikninga í bókhaldi hvers samrekstraraðila að réttri tiltölu svo oft sem þurfa þykir.
Undanþegin skyldu til að færa tvíhliða bókhald eru enn fremur félög, sjóðir og stofnanir, sbr. 7. tölul. 1. gr., sem stunda ekki atvinnurekstur ef tekjur þeirra eru eingöngu framlög sem innheimt eru hjá félagsaðilum og ganga til greiðslu á sameiginlegum útgjöldum, þar með töldu aðkeyptu vinnuafli sem svarar til allt að einum starfsmanni að jafnaði.
Ef aðili er skyldur til að halda tvíhliða bókhald vegna einhvers þáttar starfsemi sinnar skal það eiga við um allan atvinnurekstur hans.
Þeir bókhaldsskyldir aðilar, sem undanþegnir eru skyldu til að halda tvíhliða bókhald samkvæmt þessari grein, skulu færa þær bækur sem greinir í 5. mgr. 10. gr.
Bókhaldið skal með tilliti til umfangs rekstrar og eðlis starfseminnar vera í samræmi við góða bókhalds- og reikningsskilavenju eins og hún er á hverjum tíma, svo og ákvæði laga og reglugerða.
Skrifleg lýsing á skipulagi og uppbyggingu bókhaldskerfis skal liggja fyrir og m.a. veita upplýsingar um tölvukerfi og tölvubúnað, tengsl við aðrar tölvur og hlutverk þeirra. Ef sjálfvirkri tölvuúrvinnslu er beitt í bókhaldi skal á sama hátt liggja fyrir lýsing á henni á þann hátt að unnt sé án erfiðleika að fylgja eftir og hafa eftirlit með meðferð hvers liðar. Reikningar bókhaldsins skulu sérstaklega tilgreindir og notkun þeirra greinilega afmörkuð, svo og lýsing á tekjuskráningu.
Bókhaldið skal þannig skipulagt að auðvelt sé að rekja sig frá frumgögnum til færslna í bókhaldi, svo og frá færslum í bókhaldi til frumgagna, og milli niðurstöðu úr bókhaldi og ársreiknings. Jafnframt skal skipulag og stjórnun bókhaldsins við það miðuð að tryggja vörslu bókhaldsgagna og eðlilegt innra eftirlit. Með innra eftirliti er m.a. átt við verklagsreglur þar sem kveðið er á um meðferð skjala og ábyrgðar- og verkaskiptingu og haft er að markmiði að tryggja áreiðanlegt bókhald, örugga meðferð og vörslu fjármuna og að ekki hljótist tjón af villum, mistökum eða misnotkun.
Ráðherra getur sett reglur um lágmarkskröfur sem gerðar eru til bókhaldskerfa fyrir tölvur og mælt fyrir um að þau skuli hljóta opinbera viðurkenningu áður en notkun þeirra er heimiluð.
Með ytri frumgögnum er átt við gögn frá þeim sem viðskipti eru gerð við, svo sem reikning, afreikning, greiðsluseðil, gíróseðil, greiðslukvittun, samning, myndrit, skeyti eða önnur jafngild frumgögn. Þessi gögn skulu bera með sér, eftir því sem við á, auðkenni útgefanda og viðtakanda og aðrar þær upplýsingar sem nauðsynlegar kunna að vera til þess að sannreyna megi viðskiptin.
Með innri frumgögnum er átt við gögn sem verða til hjá hinum bókhaldsskylda sjálfum, svo sem samrit reikninga, afreikninga, greiðsluseðla, gíróseðla, greiðslukvittana, samninga eða skeyta, svo og öll önnur gögn sem gerð eru til að skrá hreyfingar eða millifærslur innan bókhaldsins sjálfs.
Ávallt skal vera unnt að kalla fram og prenta þau skjöl sem liggja til grundvallar færslum í bókhaldi þegar um er að ræða sendingar milli tölva.
Færslur, sem eingöngu byggjast á skjölum sem flutt eru milli tölvukerfa, skulu skráðar í bókhaldið jafntryggilega og aðrar færslur.
Færslur í bókhaldi skulu vera í skipulegri númeraröð, endurspegla að jafnaði rétta tímaröð viðskipta og annarra færslutilefna og gefa skýra mynd af því sem þeim er ætlað að lýsa.
Færslurnar skulu vísa til viðeigandi frumgagna og geyma skýrar upplýsingar um efni viðskipta eða annarra atvika, reikningsheiti og dagsetningu.
Bókhald þeirra aðila, sem skyldir eru til að halda tvíhliða bókhald, skal samanstanda af:
Bækur skv. 1.--3. tölul. 2. mgr. nefnast einu nafni fjárhagsbókhald.
Í bókhaldi aðila skv. 2. mgr. skulu vera eftir því sem við á:
Í bókhaldi þeirra aðila, sem undanþegnir eru skyldu til að halda tvíhliða bókhald skv. 3. gr., skulu vera:
Í handfærðu bókhaldi eru kröfur skv. 2. tölul. 2. mgr. uppfylltar með færslu á viðeigandi bókhaldsreikninga í dagbók, sbr. 1. tölul. 2. mgr. Heimilt er að sameina sjóðbók og dagbók sem nefnist þá sjóðsdagbók. Sjóðbók og sjóðsdagbók skulu vera fyrir fram innbundnar og blaðsíðurnar tölusettar en færi aðili bæði sjóðbók og sjóðsdagbók má hin síðarnefnda vera lausblaðabók. Í handfærðu bókhaldi skal aðalbók vera fyrir fram innbundin og blaðsíðurnar tölusettar og færa má ársreikninginn í aðalbókina.
Bókhaldsbækurnar skulu vera til staðar hér á landi. Skal texti þeirra vera á íslensku og fjárhæðir í íslenskum krónum.
Í stað sundurliðunar á skylda reikninga er heimilt að halda einn eða fáa reikninga í fjárhagsbókhaldinu en sundurliða þá í sérstöku undirkerfi. Slík undirkerfi skulu tengjast fjárhagsbókhaldinu á skýran og öruggan hátt um tiltekna reikninga sem eru ekki nýttir í öðrum tilgangi. Færslur, sem eiga uppruna sinn í slíkum undirkerfum, skulu færast í sérstaka dagbók og berast til fjárhagsbókhalds með reglubundnum og öruggum hætti. Við færslu í undirkerfi skal ætíð vísað til grunngagna.
Eftir því sem aðstæður leyfa skal haga reikningaskipan þannig að nægilegt innra eftirlit skapist.
Hver greiðsla færist sérstaklega. Þó er leyfilegt að færa í einu lagi fjárhæðir þær er inn koma daglega vegna sölu gegn staðgreiðslu. Enn fremur er leyfilegt að færa undirbækur yfir sjóðgreiðslur enda sé færslu þeirra hagað á sama hátt og færslu sjálfrar sjóðbókarinnar. Skylt er að færa niðurstöðutölur undirbókanna daglega í sjálfa sjóðbókina og skal í henni vísað til undirbókanna til sönnunar færslum. Undirbækur sjóðbókar mega vera lausblaðabækur.
Falla má frá færslu í sjóðbók þegar fyrir liggur annað jafnöruggt skráningarkerfi innborgana og útborgana.
Niðurstöður sundurliðunarbókar skal vera unnt að rekja til ársreiknings.
Ef notað er sérstakt viðskiptamannabókhald sem undirkerfi fjárhagsbókhalds skal það uppfylla eftirtalin skilyrði:
Þeir sem nota stöðugt birgðabókhald eru ekki bundnir af ákvæðum 1. mgr. enda er þá gert ráð fyrir skipulegum talningum og að birgðaskrár séu leiðréttar með reglubundnum hætti.
Ef birgðir eru verðlagðar á söluverði skal á skýran og aðgengilegan hátt koma fram hvernig kostnaðarverð er reiknað.
Þeir sem undanþegnir eru skyldu til að halda tvíhliða bókhald skulu sundurliða færslur sínar í sundurliðunarbók eftir því sem þörf er á og eigi sjaldnar en í lok reikningsárs.
Við gerð ársreikninga skal fara fram nákvæm og fullkomin lokun á öllum bókhaldsbókum.
Samræmi skal vera milli fjárhæðanna í ársreikningi og í aðalbókinni.
Hverjum bókhaldsskyldum aðila er skylt að geyma með skipulögðum hætti öll bréf, myndrit og skeyti er honum berast og hafa þýðingu í rekstri hans. Enn fremur skal halda eftir samritum af öllum þeim bréfum, myndritum og skeytum er hann sendir öðrum og hafa þýðingu í rekstri hans.
Ef tölvubúnaði, sem nauðsynlegur er til að kalla fram bókhaldsgögn, er breytt eða fargað ber að prenta gögnin í upprunalegu formi eða yfirfæra á nýjan miðil þannig að áfram verði unnt að kalla þau fram.
Ársreikning skal ætíð varðveita í 25 ár.
Leiðrétting á rangri færslu skal gerð með sérstöku fylgiskjali þar sem fram komi hvaða færslu er verið að leiðrétta og hvers vegna.
Reikningsárið skal vera tólf mánuðir. Við upphaf rekstrar eða breytingu á reikningsári getur tímabilið verið skemmra eða lengra, þó aldrei lengra en átján mánuðir. Reikningsári verður því aðeins breytt síðar að sérstakar aðstæður gefi tilefni til. Breytingin skal tilgreind og rökstudd í skýringum.
Ársreikningurinn skal fullgerður og undirritaður eigi síðar en sex mánuðum eftir lok reikningsársins. Hann skal undirritaður af þeim sem ábyrgð bera á bókhaldinu, sbr. 5. gr.
Hafi einhver, sem skyldur er til að undirrita ársreikninginn, mótbárur fram að færa gegn honum skal hann undirrita reikninginn með árituðum fyrirvara. Koma skal fram hvers eðlis fyrirvarinn er.
Í rekstrarreikningi skal á kerfisbundinn hátt sýna heildartekjur og heildargjöld þannig sundurliðað að reikningurinn gefi skýra mynd af rekstrarafkomunni á reikningsárinu í samræmi við góða reikningsskilavenju.
Óheimilt er að fella saman eignir og skuldir eða tekjur og gjöld innan einstakra liða.
Í ársreikningi skulu fjárhæðir tilgreindar í íslenskum krónum.
Kostnaðarverð varanlegra rekstrarfjármuna samanstendur af kaupverði þeirra og þeim kostnaði, sem hlýst af öflun og endurbótum á þeim, fram til þess tíma að þeir eru teknir í notkun.
Vörubirgðir má eigi telja til eignar á hærra verði en kostnaðarverði eða dagverði ef það er lægra. Kostnaðarverð vörubirgða er heimilt að ákvarða sem vegið meðalverð allra birgða af sama tagi á grundvelli síðasta innkaupsverðs eða með annarri viðurkenndri aðferð.
Ef gerðar eru verulegar breytingar á mati eigna eða skulda frá síðasta efnahagsreikningi skal ársreikningurinn bera það greinilega með sér.
Heimilt er að meta áhættufjármuni og langtímakröfur til markaðsverðs á reikningsskiladegi ef það er lægra en bókfært verð. Slíkar eignir skulu sæta niðurfærslu ef þess gerist sérstök þörf, svo sem vegna hættu á að kröfur muni ekki innheimtast eða af öðrum ástæðum.
Matsbreytingar samkvæmt þessari grein skal færa í rekstrarreikning.
Ef beitt er ákvæðum 1. mgr. skal í skýringum gera nákvæma grein fyrir þeim aðferðum sem viðhafðar eru.
Skoðunarmenn skulu uppfylla hæfisskilyrði 11. gr. laga nr. 67/1976, um löggilta endurskoðendur. Uppfylli skoðunarmaður ekki lengur skilyrði til starfans og enginn varamaður er til að koma í hans stað skal stjórn félagsins annast um að valinn verði nýr skoðunarmaður eins fljótt og unnt er og skal hann gegna því starfi þar til kosning getur farið fram.
Ef félag kýs endurskoðanda í stað skoðunarmanns skulu ákvæði laga um löggilta endurskoðendur eiga við um starf hans.
Ef skoðunarmaður telur að nauðsynlegar upplýsingar vanti í ársreikninginn eða skýrslu stjórnar eða upplýsingar séu villandi og enn fremur ef hann telur að fyrir liggi atvik sem varðað geti stjórnendur ábyrgð skal hann vekja athygli á því í áritun sinni. Áritun skoðunarmanns telst hluti ársreiknings og skal varðveitt ásamt honum.
Skoðunarmönnum er óheimilt að gefa einstökum félagsaðilum eða öðrum upplýsingar um hag félags.
Sama á við ef maður aðstoðar bókhaldsskyldan mann eða fyrirsvarsmann lögaðila við þau brot sem lýst er í 1.--5. tölul. eða stuðlar að þeim á annan hátt.]1)
Sama á við ef maður aðstoðar bókhaldsskyldan mann eða fyrirsvarsmann lögaðila við brot þau sem lýst er í 1.--6. tölul. eða stuðlar að þeim á annan hátt.]1)
Yfirskattanefnd úrskurðar sektir vegna brota á lögum þessum, nema máli sé vísað til opinberrar rannsóknar og dómsmeðferðar skv. 1. mgr. Skattrannsóknarstjóri ríkisins leggur mál fyrir yfirskattanefnd og kemur fram af hálfu hins opinbera fyrir nefndinni þegar hún úrskurðar sektir. Úrskurðir yfirskattanefndar eru fullnaðarúrskurðir. Vararefsing fylgir ekki sektarúrskurðum hennar.
Sektir fyrir brot gegn lögum þessum renna í ríkissjóð.
Sakir samkvæmt lögum þessum fyrnast á sex árum miðað við upphaf rannsóknar á vegum skattrannsóknarstjóra ríkisins eða rannsóknarlögreglustjóra ríkisins eða hjá löglærðum fulltrúum þeirra, gegn manni sem sökunaut, enda verði ekki óeðlilegar tafir á rannsókn máls eða ákvörðun refsingar.]1)
1)L. 37/1995, 1. gr.2)l. 37/1995, 2. gr.3)L. 29/1997, 1. gr.
[Í fjármálaráðuneytinu skal haldin skrá yfir viðurkennda bókara. Öðrum en þeim sem teknir hafa verið á skrá er óheimilt að kalla sig viðurkenndan bókara eða með öðrum hætti gefa til kynna að þeir hafi hlotið viðurkenningu ráðherra samkvæmt þessari grein.
Sá sem óskar að fá viðurkenningu sem bókari og verður tekinn á skrá skv. 1. mgr. skal fullnægja eftirfarandi skilyrðum:
Fjármálaráðherra skal hlutast til um að reglulega séu haldin námskeið og próf fyrir þá sem vilja fá viðurkenningu sem bókarar. Í viðurkenningu ráðherra felst að viðkomandi aðili hefur staðist próf í bókfærslu, helstu atriðum reikningsskila og lögum og reglugerðum um skattskil.
Til að annast námskeið og próf skipar ráðherra þriggja manna prófnefnd. Ráðherra getur, að fenginni umsögn prófnefndar, falið öðrum að annast námskeið og próf samkvæmt lögum þessum. Ákvæði um tilhögun námskeiða, námsgreinar og kennslu, svo og námskeiða- og prófagjöld skulu sett í reglugerð. Við ákvörðun á fjárhæð þeirra skal við það miðað að þau séu eigi hærri en kostnaður við námskeið og próf.]3)